Nuevo Reglamento Para La Autorización De Sistemas De Control De Asistencia En La Jornada Laboral

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En fecha 04 de enero de la presente gestión entra en vigencia la Resolución Ministerial Nro. 1443/23 del 26 de septiembre de 2023 emitida por el Ministerio de Trabajo, empleo y previsión social; misma que tiene como objetivo regular el procedimiento y los requisitos para la autorización de sistemas de control de asistencia que adopte toda empresa o establecimiento laboral del sector público y privado, sujetos al ámbito de aplicación de la Ley General de Trabajo, su Decreto Reglamentario y demás disposiciones conexas.

Aquí, algunos aspectos relevantes y novedosos de esta norma ministerial:

SISTEMAS DE CONTROL DE ASISTENCIA

El control de asistencia puede ser realizado de manera manual o electrónica, debiéndose adoptar todas las medidas de seguridad necesarias a fin de evitar adulteración, deterioro o pérdida de la información.

TIPOS DE SISTEMAS DE CONTROL DE ASISTENCIA EN LA JORNADA LABORAL

Los sistemas de control de asistencia sujetos a autorización son los siguientes:

• Libros de asistencia.

• Control de asistencia por acceso biométrico.

• Control de asistencia por reconocimiento facial.

• Control de asistencia por acceso con tarjetas.

• Otros, que por el desarrollo de la tecnología cumplan con este fin.

REQUISITOS

Deben presentar para realizar el trámite lo siguiente:

Sistemas de Control de Asistencia Manual (Libros de asistencia):
        1. Nota de solicitud dirigida al Jefe Departamental o Regional de trabajo correspondiente.
        2. Fotocopia simple del certificado de inscripción al Registro Obligatorio de Empleadores ROE.
        3. Formulario de Registro Obligatorio de Empleadores actualizado, donde se identifique la
          dirección del domicilio de la matriz o sucursal donde se hará uso del libro de asistencia.
        4. Fotocopia simple del NIT.
        5. Fotocopia simple de la cedula de identidad del empleador.
        6. Boleta original de depósito bancario, realizado por el empleador a la cuenta bancaria del
          Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social Nro. 1-6023042 por el monto del
          servicio, de acuerdo a normativa vigente.
        7. Fotocopia simple de la Resolución Administrativa de autorización (en caso de renovación
        8. Libro de asistencia a ser aperturado con el respectivo nombre la empresa escrito.
          o impreso en la tapa.

Sistemas de control de Asistencia Electrónico:

        1. Nota de solicitud dirigida al Jefe Departamental o Regional de trabajo correspondiente.
        2. Fotocopia simple del certificado de inscripción al Registro Obligatorio de Empleadores ROE.
        3. Formulario de Registro Obligatorio de Empleadores actualizado, donde se identifique la
          dirección del domicilio de la matriz o sucursal donde se hará uso del libro de asistencia.
        4. Fotocopia simple del NIT.
        5. Fotocopia simple de la cedula de identidad del empleador.
        6. Boleta original de depósito bancario, realizado por el empleador a la cuenta bancaria del
          Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social Nro. 1-60230425 por el monto del
          servicio, de acuerdo a normativa vigente.
        7. Datos técnicos del equipo y/o sistema del software.
        8. Respaldo fotográfico de la ubicación en el establecimiento laboral, marca, modelo y
          número de serie del equipo.
        9. Fotocopia simple de la Resolución Administrativa de autorización (en caso de
          renovación).

PROCEDIMIENTO

Se aplicará el siguiente procedimiento:

Sistemas de Control de Asistencia Manual (Libros de asistencia):
        1. Presentar a la Jefatura Departamental o Regional correspondiente, los requisitos establecidos en el numeral 1 del parágrafo I del Artículo 6 del reglamento.
        2. La inspectora o inspector del trabajo otorgara una codificación al libro de asistencia.
        3. El o la Jefe Departamental o Regional del Trabajo emitirá la Resolución Administrativa
          de autorización, cuyo contenido hará referencia a la codificación del libro de asistencia
          correspondiente.
        4. La Jefatura Departamental o Regional de Trabajo notificara al empleador con la
          Resolución Administrativa correspondiente, en sede administrativa.

Sistemas de Control de Asistencia Electrónico:
        1. Presentar a la Jefatura Departamental o Regional correspondiente, los requisitos establecidos en el numeral 2 del parágrafo I del Artículo 6 del reglamento.
        2. La inspectora o inspector del trabajo deberá elaborar un informe técnico recomendándola
          emisión o no, de la correspondiente Resolución Administrativa.
        3. El o la Jefe Departamental o Regional del Trabajo emitirá la Resolución Administrativa
          de autorización, cuyo contenido hará referencia a las características técnicas del equipo,
          número de serie, ubicación del mismo y demás aspectos que se considere pertinente.
        4. La Jefatura Departamental o Regional de Trabajo notificara al empleador con la
          Resolución Administrativa correspondiente, en sede administrativa.

¿Cuál es la vigencia de la Resolución Administrativa?

        1. Para libros de asistencia: la Resolución Administrativa tendrá vigencia
          mientras el libro cuente con fojas útiles.
        2. Para sistemas de control de asistencia electrónico: la Resolución
          Administrativa tendrá vigencia de (3) años.

PUNTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR:

✓ Se revocan las anteriores Resoluciones Ministeriales que regulaban los mecanismos de
control de personal.
✓ Las resoluciones administrativas de aprobación o autorización de los mecanismos de control
del personal realizadas con la anterior normativa, tienen vigencia no mayor a un (1) año a
partir de la fecha de su emisión. (Por ejemplo: Si la resolución administrativa data de fecha
junio 2023 la misma tiene vigencia hasta junio 2024).
✓ Las solicitudes de autorización que hayan sido presentadas con anterioridad a la vigencia de
la presente Resolución y que hasta la fecha no cuenten con la Resolución Administrativa
correspondiente, excepcionalmente deberán concluir el trámite según lo establecido
Resolución Ministerial Nro. 601/16 de 24 de junio de 2016 y la Resolución Administrativa
Nro. 063/99 de 09 de julio de 1999.
✓ El control de asistencia electrónico, podrá realizarse a través de cualquier mecanismo de
identificación, claves o password, token u otro, en la medida que la alternativa escogida
permita dar certeza respecto a la identidad de la persona que efectúa la respectiva marcación,
la fecha y si corresponde su ubicación.
✓ A solicitud del Ministerio del Trabajo, Empleo y Previsión Social, el empleador debe poner
a disposición de la institución el registro de asistencia del personal dependiente cuando curse
una denuncia sobre el horario de la jornada efectiva de trabajo.
✓ El incumplimiento total o parcial, voluntario, culposo o doloso a las disposiciones del
Reglamento constituye una infracción a ley social.

El presente boletín, está sujeto a cualquier complementación y/o ampliación a requerimiento.

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